Digitales Buchen

Der technische Fortschritt macht auch beim Steuerberater keinen Halt. Wir wollen in diesem Zusammenhang die Vorteile der technischen Entwicklung für unsere Mandanten sinnvoll nutzen.

Nachfolgend möchten wir Ihnen daher neue Möglichkeiten bei der Einreichung bzw. Erstellung Ihrer Finanzbuchhaltung vorstellen.

1. „Digitales Buchen“

Im Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurde u.a. beschlossen, dass seit dem 01.07.2011 Rechnungen in elektronischer Form (auch ohne elektronische Signatur!) von der Finanzverwaltung anerkannt werden. Das Ausdrucken der Rechnungen und das Aufbewahren der elektronischen Signatur sind seit diesem Zeitpunkt nicht mehr erforderlich. Es kommt lediglich darauf an, die Daten auch dauerhaft wiederherstellen zu können.

Daraus resultierend ist es Unternehmern gestattet, Ausgangsrechnungen per E-Mail als Datei zu versenden und Eingangsrechnungen als Datei zu empfangen. Dies wird zukünftig sicherlich von vielen Unternehmen wahrgenommen werden, da Porto und Büromaterial gespart werden können.

Bereits seit dem Jahr 2012 bieten wir Ihnen an, uns Eingangs- und Ausgangsrechnungen als Datei zur Verfügung zu stellen. Hierzu bekommen Sie einen USB-Stick zur Verfügung gestellt, der nach Einstecken an einem beliebigen PC eine gesicherte und verschlüsselte Verbindung zu unserem Server herstellt. Die von Ihnen auf den Stick gezogene Datei ist dann sofort bei uns im System gespeichert und steht zur Verarbeitung bereit. Dies kann für einzelne Dateien oder aber für die komplette Buchhaltung erfolgen. Da (noch) nicht alle Unternehmen auf Rechnungen als Datei umgestellt haben, bedarf es bei einigen Rechnungen eines Scanvorgangs. Dieser zeitliche Mehraufwand lässt sich jedoch dank immer besserer Scangeräte minimieren.

Für Sie als Mandant ergeben sich durch diese Vorgehensweise folgende Vorteile:

• Keine Original-Papierrechnung verlässt Ihr Haus: Die Rechnung wird gescannt und dann an uns übermittelt. Sämtliche Rechnungen verbleiben in Ihrem Hause und stehen Ihnen somit jederzeit zur Verfügung.
• Kein Sortieren der Rechnungen für den Steuerberater: Sollten Sie bislang Ihre Belege zur Bearbeitung umsortiert haben, entfällt dieser Aufwand ab sofort für Sie: Die Debitoren- und Kreditorenrechnungen müssen nicht mehr hinter den jeweiligen Kontoauszug sortiert werden. Die bei Ihnen eintreffende Rechnung kann auf den Stick kopiert und unmittelbar danach abgelegt werden. Auch ein evtl. nochmaliges Sortieren nach Rückerhalt der Unterlagen entfällt.
• Zugriff auf Archiv: Sie haben mit dem USB-Stick von jedem PC der Welt Zugriff auf Ihre Dateien. Alle uns zur Verfügung gestellten Dateien sind jederzeit abrufbar und per Suchfunktion auch schnell auffindbar.
• Schnelle und zeitnahe Erfassung: Ihre Sachbearbeiterin kann täglich nachsehen, ob neue Rechnungen von Ihnen bereitgestellt wurden. So besteht bei Bedarf die Möglichkeit, schnell und komfortabel Ihre Buchhaltung zu erstellen. Auch das mehrmalige Buchen im Monat ist möglich.
• Zahlungsverkehr: Die Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden auf einzelne Debitoren- bzw. Kreditorenkonten gebucht. Daraus resultiert die Möglichkeit mit geringem Aufwand den Zahlungsverkehr für Sie zu übernehmen. Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit, das Mahnwesen für Sie zu übernehmen.
• Dokumentencenter: Ein bisher nicht erwähntes „Schmankerl“ ist ebenfalls durch die Nutzung des USB-Sticks möglich. Sie können über den Stick Zugang zu unserer Buchhaltungssoftware erhalten. Sämtliche gewünschten Auswertungen und Schriftstücke, Steuererklärungen, Umsatzsteuervoranmeldungen usw. können für Sie bei Bedarf so zur Verfügung gestellt werden. Diese Dokumente sind nicht im Internet, sondern auf unserem Server installiert. Mit dem Stick, Benutzernamen und Passwort haben Sie die Möglichkeit, von jedem PC die Daten bzw. Ihre Konten einzusehen und abzurufen. Die gebuchten Belege können Sie dann mittels einer OCR-Suchfunktion über einen eingegebenen Begriff leicht finden und zuordnen.

Nachteil für dieses Verfahren ist sicherlich, dass der Versand der Rechnungen als Datei noch nicht weit verbreitet ist. Viele Unternehmen versenden die Rechnungen wie gehabt per Post als Ausdruck. Diese Rechnungen müssten im Falle, dass die Rechnungen in Papierform zur Verfügung gestellt werden sollten, in einem zusätzlichen Arbeitsschritt (Scanvorgang) erst als Datei erstellt werden. Außerdem ist nach derzeitigem Stand der Zugriff auf die Originalrechnungen für die übliche Aufbewahrungsfrist sicherzustellen.

Man kann jedoch davon ausgehen, dass der Anteil von Rechnungen, die direkt als Datei versandt und aufbewahrt werden, in der nächsten Zeit stark ansteigen wird. Ebenso ist es sehr wahrscheinlich, dass in Zukunft auch die Aufbewahrung allein der (gescannten) Dateien zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten ausreichen wird.

2. Abrufen der Bankdaten

Schon einige Zeit erfassen wir bei Mandanten die Bankauszüge direkt über den Abruf beim jeweiligen Kreditinstitut. Sämtliche Kontenbewegungen werden uns direkt vom Bankinstitut in unser System übermittelt. Großer Vorteil dieses Verfahrens ist, dass uns sämtliche Kontoauszüge jederzeit zur Verfügung stehen. Ein Fehlen eines Auszugs oder ein nochmaliges Nachfordern eines Auszugs ist somit nicht mehr notwendig.

Im Zusammenhang mit dem unter Punkt 1 genannten Verfahren ermöglicht uns der Abruf der Bankauszüge vom Kreditinstitut eine Erstellung der Finanzbuchhaltung ohne jegliche postalische Zustellung Ihrer Unterlagen. Sämtliche von uns benötigten Unterlagen liegen online bereit. Ein aufwendiges „hinter den Kontoauszug sortieren der Belege“ muss daher nicht mehr von Ihnen durchgeführt werden.


Selbstverständlich sind die oben genannten Varianten nicht für alle Mandanten passend. Demzufolge werden wir natürlich auch das bisherige und routinierte Verfahren weiterhin wie gewohnt anbieten. Bei einigen Mandanten kann das oben beschriebene Verfahren aber sicher zu einer deutlichen Zeitersparnis und zu Ablaufoptimierungen führen.

Haben Sie Interesse an diesen Verfahren? Wollen Sie weitere Informationen über die Vorgehensweise bzw. eine Einschätzung, ob diese Verfahren für Sie sinnvoll sein könnten?
Melden Sie sich – gerne führen wir Ihnen die Einsatzmöglichkeiten in einem persönlichen Gespräch vor.